💡 Teams tulee. Onko sinun AV siihen valmis?

Kuvitellaanpa tilanne, että teidän auditoriossa on tapahtuma, josta olet vastuussa. Paikalla osallistuu 50-60 ihmistä ja Teams on ollut auki pari tuntia ja kaikki toimi täydellisesti, kunnes kahden tunnin täydellisen toiminnan jälkeen ääni katosi ilman mitään ilmeistä syytä.

Voi ei.

Koska ääni katosi ja mikrofoni ei enää toiminut, niin äänen siirto Teamsista kuulijoille oli katkennut. Tuskallisinta on ettei kukaan paikalla olijoista tiedä tarkkaa syytä ongelmaan. Edessä oleva AV-laitteisto taas on kuin lentokoneen ohjaimisto kaikkine ääniprosessoreineen, kytkimineen ja laitteineen.

Kyseessä ei ollut kuvitteellinen tilanne, vaan harmi kyllä tositilanne, joka tuli vastaan meidän AV-asentajalle hänen omalla ajallaan. Sillä kertaa se onnistuttiin  korjaamaan sammuttamalla kaikki laitteet, mutta tähänkään mennessä ongelmaa ei olla onnistuttu toistamaan. 

Tämä sama tarina Teamsin kanssa tuntuu toistuvan kerta toisensa jälkeen meidän asiakkaiden tukipyynnöissä. Hankalan siitä tekee se, että jopa tilanteen aikana on vaikea ammattilaiselle tunnistaa, mikä laite aiheutti ongelman. Ehkä vikatilanne saattoi johtua Windows-päivityksestä tai ehkä järjestelmä oli liian monimutkainen kyseisessä tapauksessa. Varmaan pahin painajainen asiakkaan näkökulmasta on äänen tai videon äkillinen menetys kesken käynnissä olevan kokouksen tai esityksen, etenkin kun kymmeniä tai satoja ihmisiä katsoo ja seuraa epätoivoisia korjausyrityksiä.

Koska asia tuntuu koskettavan yllättän montaa, niin sen innoittamana ajattelimme yhdellä kahvipaussillamme ottaa härkää kiinni sarvista ja ottaa lyhyt kertaus mistä tällaiset AV:n ja Teamsin yhteensopivuushaasteet voi johtua ja miten niistä voi päästä eroon.

Mistä syystä Teams ja AV ei toimi yhteen tietyissä tilanteissa? 

Teams ja AV eivät aina toimi yhteen tietyissä tilanteissa. Usein on ilmennyt ongelmia, kun tietokoneeseen on asentunut automaattisesti Windows-päivitys edellisenä yönä. Seuraavana aamuna käynnistettäessä järjestelmä, joku ajuri ei ole yhteensopiva, mikä estää Teamsin ja AV:n yhteen toimivuuden. Tällaisia tilanteita on tullut vastaan useasti.

Pahimmassa tapauksessa asiakkaalla voi olla käytössä jo muutaman vuoden vanha, kallis videoneuvottelujärjestelmä, joka on ollut yhteensopiva Teamsin tai muinaisen Skype:n kanssa. Kuitenkin, kun laitteisiin tulee firmware-päivityksiä, ei niitä enää yhtäkkiä tuetakaan ja ne jäävät käyttökelvottomiksi. Tämä on asiakkaalle pettymys, sillä esimerkiksi 5000-6000 euron kamera-mikrofonipaketit ovat olleet kalliita investointeja, jotka voisivat hyvinkin toimia teknisesti, mutta ne onkin ohjelmallisesti rampautettu vain viiden vuoden käytön jälkeen.

Miksi Teams ei toimi joidenkin kameroiden kanssa yhteen? 

Ensinnäkin syynä voi olla kameroiden ikä, jolloin laite on voitu ohjelmallisesti rampautettu, mikä tekee niistä käyttäjän näkökulmasta vaikeasti käytettäviä tai suorastaan käyttökelvottomia.

Toiseksi, monesti kamera ei ole Teams-sertifioitu, mikä saattaa aiheuttaa ongelmia yhteensopivuuden kanssa. Käyttäjän tulee silloin manuaalisesti valita oikea lähde asetuksista, sillä Teams ei osaa automaattisesti valita sitä. Sertifioidut laitteet vaativat vähemmän käyttäjän osaamista ja siksi niitä suositaan.

Miksi ääni ei jossain tilanteissa kuulu Teamsin läpi?

Yleisin tilanne on sellainen, jossa Teamsin ääntä ei saada ulos tilan äänentoistosta. Jos vaikka auditoriossa on meneillään etäluento ja luennoitsija saattaa olla fyysisesti satojenkin kilometrien päässä, niin on suorastaan katastrofaalista, jos tietokoneesta ei saada sitä ääntä kuulumaan.

Tällöin ongelman ratkaisu on kuitenkin helppo, silllä tämän kaltaiset tilanteet ovat yleensä vain asetusongelma eikä varsinaisesti vika. Usein riittää, että valitaan uudestaan oikea äänilähde joko AV-ohjaimessa tai sitten suoraan Teamsissa.

Mikäli tämä ei olekaan syynä, niin sitten yleensä käyttäjä onkin jo isossa pulassa, sillä erilaisia ongelmia ja ratkaisuja voi olla todella useita.  Silloin joutuu etsimään ongelman syitä pidempään.

Mitkä kaikki asiat tulisi ottaa huomioon kun valitaan AV tä sellaiseen ympäristöön, jossa käytetään Teamsia paljon?

Kun valitaan AV-laitteita ympäristöön, jossa käytetään paljon Teamsia, Google meetsiä tai Zoomia etäneuvotteluun, on tärkeää pitää asiat yksinkertaisina. Tämä auttaa välttämään mahdollisia ongelmia ja varmistaa, että valitut laitteet vastaavat tilanteen ja käyttäjien vaatimuksia.

Yksi hyvä tapa löytää sopivat laitteet on kysyä toimittajilta ja etsiä kokemuksia hyväksi havaituista laitemerkeistä ja malleista. On myös hyvä muistaa, että suurten valmistajien laitteet ovat yleensä luotettavia, mutta tiettyjen ohjelmistoversioiden tai ikäisten laitteiden tuki voi olla rajoitettua.

Kokonaisuutena valinnan tulee olla mahdollisimman yksinkertainen, jotta käyttö on helppoa ja luotettavaa. Näin vältetään mahdolliset ongelmat ja varmistetaan, että valitut laitteet vastaavat käyttäjien tarpeita.

Mitä esimerkkejä on Teams-yhteensopivista laitteista? 

Maailmalla on tarjolla valtava valikoima Teams-yhteensopivia laitteita lähes kaikilta suurilta valmistajilta niin AV-puolelta kuin tietokoneteollisuudestakin. Kun puhutaan esimerkiksi pienemmistä neuvottelutiloista ja opetustiloista, usein niissä on käytössä yleisimpien tietokonevalmistajien kameroita ja mikrofoni-ratkaisuja. Ne ovat yksinkertaisia ja varmatoimisia, mutta niillä ei useinkaan voi kovin suurta tilaa kattaa.

Mitä toimiva AV- ja Teams-kokonaisuus maksaa? 

Jos mietitään pientä, kahden hengen neuvottelutilaa, jossa on 55-tuumainen näyttö ja yksinkertainen webkamera tai kamerabar kytkettynä, se ei maksa paljoa. Näytön hinta on reilusti alle 1000 € ja laadukkaan videobarin, jossa on kamera, kaiuttimet ja mikrofoni, riittää ja on todella hyvin toimiva ratkaisu jopa 6 hengen tiloissa. 

Halvimmillaan pääsee tietysti jollain Jabran tai muun vastaavan valmistajan edullisella laitteella, mutta ylärajaa ei käytännössä ole, jos puhutaan isoista auditorioista tai vastaavista tiloista, joissa on useampi kamera.

Kuitenkin, jos puhutaan pienistä tiloista, joissa on perusnäyttö ja videoba, tosi järkevän laitteiston saa reilulla parilla tonnilla kun asennukset ammattilaisilta tulevat vielä päälle. Mutta ei siis puhuta välttämättä kovin isoista rahoista kokonaisuudessaan vaikka uusisi koko laitteiston.

Onko mahdollista korjata asia nopeasti, jos AV ei olekaan Teams-yhteensopiva?

AV-laitteiston yhteispeli Teamsin kanssa  ei ole kiinni vain liittimistä ja paikoista, vaan äänentoisto ja kuvapuoli on saatava toimimaan yhdessä myös etäneuvotteluyhteystilanteissa. 

Yleensä AV-laitteisto saadaan taipumaan Teamsin vaatimuksiin, erityisesti jos valitsee isojen valmistajien uusimpia laitteita, jotka ovat Teams-sertifioituja, mutta rehellisyyden nimissä jokainen tapaus on erilainen. Yleensä ongelmana on vain saada äänentoisto ja kuvapuoli toimimaan oikein niin ettei AV-laitteiston kanssa tule ongelmia. Jos nykyinen AV-laitteisto ei ole Teams-yhteensopiva, niin tietyt osat kuten videobar tulisi ainakin vaihtaa.

Parhaiten asia korjaantuu kääntymällä asiansa tietävän asiantuntijan puoleen ja kysyy juuri omaan tarpeeseen parhaiten sopivaa ratkaisua.