💡5 vinkkiä miten vältät sudenkuopat AV-hankinnoissa

Yhdellä lukuisista kahvitauoistamme aiheeksi tuli viime aikaiset AV-alalla tapahtuneet muutokset. Huomattiin aika pian, että myös asiakkaiden kanssa olemme käyneet samasta aiheesta keskustelua ja usein iso meille heitetty kysymys onkin miten pysyä kaikessa tässä muutoksessa mukana?

Perinteisten neuvotteluhuoneiden lisäksi yhä tärkeämpää on Teams- ja muiden etäyhteyksien rakentaminen, kuten videoneuvotteluyhteydet. Myös yhteensopivuusongelmat, kuten USB-C-standardin keskeneräisyys, ovat ajankohtainen haaste, sillä isoista puheista huolimatta kaikki laitteet eivät ole yhteensopivia keskenään. Usein voikin olla haasteita laitteiden yhteensovittamisessa olemassa olevan ympäristön kanssa, mikä vaatii soveltamista ja saattaa olla hankalaa ilman ammattitaitoista asennusta ja oikeanlaista laitteistoa.

Keskustelujen innoittamina koostimme yhteen 5 asian hätäapupakkauksen, joka kattaa mielestämme kaikki keskeiset teemat, joita kannattaa pohtia kun AV-hankintoja aletaan suunnitella. Mukavaa kahvihetkeä, mikäli teema kiinnostaa! ☕ 

1. Hankkiminen kestää pitempään kuin luulet

AV-hankinnoissa käyttäjien tarpeet ovat kaikkein suurimmassa roolissa. Ratkaisujen tulee palvella käyttäjiä mahdollisimman helppokäyttöisinä ja yksinkertaisina. Vaikka monimutkaiset ja hienot järjestelmät voivat olla houkuttelevia, halvalla ja yksinkertaisella pääsee usein yhtä hyvin eteenpäin. On tärkeää huomioida, että monimutkainen AV-järjestelmä ei ole aina tarpeen, ellei sille ole pakottavaa tarvetta.

AV-järjestelmien hankkiminen ja ylläpito voivat tapahtua eri tavoin. Yrityksen tai oppilaitoksen kannattaa ensin määritellä, halutaanko hankkia laitteet omaksi vai liisata ne. On myös tärkeää valita ammattitaitoinen AV-yritys asennusten ja laitteiden hankkimisen avuksi. Nykypäivänä toimivien AV-järjestelmien rakentaminen on haasteellista ilman alan ammattilaisen apua. Ylläpidon osalta pienemmissä organisaatioissa ei ole järkevää pitää yhtä ihmistä kokopäiväisenä korjailemassa AV-laitteita. Sen sijaan ammattifirman apu on tarpeen. Suuremmissa organisaatioissa saattaa olla oma AV-porukka, mutta myös silloin ammattilaisen apu on tärkeää ylläpidon sujuvuuden varmistamiseksi.

Vaikka tyypillistä on, että asiakkaat odottavat kaiken olevan käytössä nopeasti ja valmiina kerralla, todellisuudessa asiat eivät aina mene suunnitellusti. Vaikka tehtäisiin kaikki mahdollinen, virheitä voi sattua ja asioita joudutaan korjaamaan myöhemmin. Kuitenkin suurin asiakkaiden odotus onkin yleensä se, että hankinnat tehdään kerralla kunnolla, jotta vältettäisiin useiden kokeilujen ja korjausten tarve.

AV-hankinnat kestävät julkisella puolella yleensä pidempään kuin yksityisellä, johtuen korkeammasta byrokratiasta. Toimitusajat ovat nykyään pidempiä kuin ennen, joten tilausten käsittelyyn voi mennä useita päiviä tai jopa kuukausia. Onkin tärkeää olla kärsivällinen, sillä joitakin laitteita voi joutua odottamaan jopa puoli vuotta.

2. Vakiointi AV-ympäristössä on avain onnistuneeseen käyttökokemukseen 

On tärkeää vakioida AV-ympäristö, sillä se helpottaa sen ylläpitoa, erityisesti isommissa ympäristöissä, joissa on useita tiloja. Käyttäjien on helpompi vaihdella tilojen välillä, kun laitteet toimivat aina samalla tavalla. Tämä vähentää opettelun tarvetta ja varmistaa, että laitteet toimivat sujuvasti missä tahansa esitystilanteessa.

AV-hankintojen osalta trendi vaikuttaa olevan tällä hetkellä edelleen perinteisten neuvotteluhuoneiden rakentaminen, mutta myös isoja videoseiniä ja infonäyttöjä käytetään yhä enemmän. Niissä on mahdollisuus käyttää liikkuvaa kuvaa ja viestintää uudella tavalla.

Suuremmat näytöt ovatkin olleet selkeä tarve. Projektorit ovat vähitellen siirtymässä näyttöihin, koska isot näytöt ovat halventuneet. Toki suuret kuvat ovat edelleen suosittuja. Lisäksi, striimaus on nyt tärkeää ja sen toimivuus perinteisessä neuvotteluhuoneessa on tärkeää huomioida. Äänentoisto on myös kehittynyt, sillä isot näytöt ovat yhdistettävissä kaikenlaisiin soundbareihin. Kalustoa onkin tulossa paljon, ja uusia standardeja, kuten USB-C, on tullut käyttöön VGA:n poistuessa. Nopeammat ja langattomat yhteydet ovat myös yleistyneet, ja infonäyttöjärjestelmät laajenevat koko ajan.

Asiakkaat haluavat edelleen saada hyvää hintaan nähden, mutta on tärkeää pitää laatu mielessä.

Järkevästi hankitun AV-laitteiston elinkaari on yleensä noin 5 vuotta, mutta se voi olla pidempikin, jopa 7-8 vuotta, jos uusia vaatimuksia ei tule. Tekniikan kehittyessä laitteet voivat kuitenkin vanhentua nopeasti ja päivityksiä täytyy tehdä useammin. Lyhimmillään laitteiden käyttöikä voi olla vain pari vuotta. Tämä tarkoittaa, että AV-laitteistoa kannattaa päivittää säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla ja palvelee käyttäjien tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.

Räätälöintiä ei kannata unohtaa. Asiakkaat yleensä kaipaavat räätälöintiä silloin, kun kyseessä on enemmän kuin pelkkä näytön seinälle asennus ja HDMI-kaapelin kytkeminen. Esimerkiksi neukkareissa on monia toimintoja, joita halutaan automatisoida ja toimivan tietyllä tavalla. Myös erilaiset esitystilat, kuten AV-ohjauksen tarvitsevat tilat, vaativat räätälöintiä. Toisinaan AV-järjestelmät ovat erittäin räätälöityjä kokonaisuuksia, mutta yleensä tarvittava räätälöinti riippuu asiakkaan tarpeista ja käyttökohteesta.'

3. Omistaako vai liisata AV-laitteet - Pohdi mikä on järkevin ratkaisu teille 

AV-järjestelmän budjetointi on tärkeä kysymys, mutta yksiselitteistä vastausta ei ole. Järkevä budjetti on sellainen, joka mahdollistaa laitteiden toiminnan käyttäjien tarpeiden mukaisesti. Budjetti voi vaihdella muutamasta sadasta eurosta satoihin tuhansiin euroihin vuodessa, riippuen hankittavista laitteista ja ympäristön laajuudesta. On tärkeää määrittää tarpeet huolellisesti ja hankkia ammattitaitoisen yrityksen apu laitteiden hankinnassa ja ylläpidossa, jotta järjestelmä toimii luotettavasti ja tehokkaasti.

Mikäli laitteet nähdään pitkän elinkaaren omaaviksi niin kyllä ostaminen edelleen on erittäin hyvä idea ja hyvin suunniteltuna sillä säästää pidemmän päälle vaikka se sisältäisi ylläpitopalvelutkin. Toisaalta, jos järjestelmien ylläpitoa ei ole mahdollista järjestää järkevästi tai ei haluta hankkia ylläpitopalveluita, niin liisaaminen voi olla parempi vaihtoehto.

Liisaaminen voi olla hyvä idea, jos yrityksellä ei ole tarpeeksi rahaa tai halua sitoutua kalliisiin laitteisiin pitkäksi aikaa. Liisaus voi myös olla kätevä tapa saada nopeasti uutta ja päivitettyä laitteistoa käyttöön ilman suuria alkukustannuksia. Lisäksi liisaus voi sisältää ylläpito- ja päivityspalveluita, jotka voivat auttaa yritystä pitämään laitteistonsa ajan tasalla ja toimintakuntoisena ilman erillistä panostusta

Kumpi on parempi riippuu siis täysin yrityksen budjetoinnista ja rahan käyttötarpeista.

4. AV-ylläpito -tehdä itse vai ulkoistaa

AV-ylläpidon hoitaminen itse tai asiantuntijakumppanin kanssa yhteistyössä riippuu organisaation resursseista, tarpeista ja osaamisesta. Jos organisaatiossa on riittävästi osaamista ja resursseja, AV-ylläpito voidaan hoitaa itse. Tämä voi olla myös taloudellisesti kannattavampaa.

IT-ihmiset ovat usein keskeisessä roolissa AV-hankinnoissa. Tämä johtuu siitä, että he ovat yleensä mukana hankintaprosessissa. Tarkemmin sanottuna noin 80% hankintoihin osallistuvista on IT-ihmisiä,  jotka tuovat mukanaan teknistä osaamista ja näkemystä - ja osa heistä myös onneksi tuntevat AV-maailman hyvin. Toisaalta noin 20% osallistujista eivät ole IT-ihmisiä. Tämä korostaa IT:n tärkeyttä AV-ratkaisujen hankinnassa.

Toisaalta, jos organisaatiossa ei ole riittävää osaamista tai resursseja, tai jos AV-ympäristö on hyvin laaja ja monimutkainen, yhteistyö asiantuntijakumppanin kanssa voi olla hyvä ratkaisu. Asiantuntijakumppani voi tuoda mukanaan tarvittavaa erikoisosaamista ja laitteistoa, ja hoitaa ylläpidon tehokkaasti ja ammattitaidolla. Tämä voi myös vapauttaa organisaation resursseja muihin tärkeisiin tehtäviin.

Kummassakin vaihtoehdossa on omat etunsa ja haittansa, joten päätös kannattaa tehdä huolellisen harkinnan ja organisaation tarpeiden perusteella.

5. Kuinka mitata AV-hankintojen ja -ylläpidon tehokkuutta ja laatua?

AV-hankintojen ja -ylläpidon tavoitteita ja mittareita voi olla useita, riippuen organisaation tarpeista ja tavoitteista. Tärkeimmät mittarit liittyvät yleensä kustannuksiin, laatuun ja käyttäjätyytyväisyyteen.

Kustannusmittareita ovat esimerkiksi yhden tilan kustannus per vuosi, investointikustannukset ja ylläpitokustannukset. Elinkaaren pituus on myös tärkeä mittari, joka voi auttaa arvioimaan laitteiden ja järjestelmien pitkäaikaisia kustannuksia.  

Laatu voidaan mitata esimerkiksi AV-laitteiden käytettävyydellä, luotettavuudella ja virheiden määrällä.

Käyttäjätyytyväisyys taas voidaan mitata esimerkiksi käyttäjäkyselyillä ja palautteilla.

Tavoitteena on löytää tasapaino kustannusten ja laadun välillä, ja varmistaa että käyttäjät ovat tyytyväisiä AV-järjestelmien toimintaan. Mittareiden valinta riippuu siis organisaation tavoitteista ja prioriteeteista. AV-asiantuntijakumppani voi auttaa määrittämään sopivat mittarit ja varmistaa, että ne ovat oikeassa suhteessa organisaation tavoitteisiin.

Nyrkkisääntönä on, että on parempi hankkia sekä asennus että laitteet samasta paikasta, sillä eri paikoista ostettaessa yhteensovittaminen voi osoittautua haasteelliseksi.

Jos jaksoit lukea tänne asti, niin iso kiitos ajastasi! ☕☕☕

Heräsikö kysymyksiä?
Kaikissa AV-hankinnoissa liittyvissä kysymyksiä voit soittaa meille 041-3118412 (Allan).

Olisiko jo tiedossa jokin hankinta, josta haluaisitte keskustella?
Voit varata suoraan ajan kalenterista alta ja jutellaan lisää kasvotusten.