By
Voisitko avata vähän rooliasi ja mitä kaikkea työpöydällesi kuuluu?
Olen tullut Pro-Visionille 2007 ja ei ole ollut tarvetta vaihtaa muualle. Meidän kokoisessa yrityksessä pääsee tekemään vähän kaikkea AV:hen liittyvää. Teen asennuksia ja suunnittelua. Olen myös päävastuussa meidän huolloista. Käytännössä kaikkea mitä asiakas tarvitsee AV:hen liittyen.
Mistä olet eniten ylpeä nykyisessä työssäsi?
Jokainen päivä on erilainen ja sopivasti vaihtelua. Yhtenä päivänä toteutetaan isoja auditorioita ja seuraavana ollaan tekemässä pientä neuvottelutilaa firmoille. Suurin osa on kaikkea siltä väliltä. Tässä työssä näkee myös heti työnsä tulokset. On paljonkin asennuksia, jotka on vieläkin aktiivikäytössä. On kohteita, joissa tehdään jo kolmatta tai neljättä kierrosta. Siinä huomaa konkreettisesti kuinka tarpeetkin on muuttuneet. Siinä muutoksessa mukana pysyminen on pitänyt työnkin mielenkiintoisena.
Mitä tarkoittaa AV-huolto?
AV-huolto tarkoittaa yksinkertaisimmillaan audio-video-laitteiden huoltoa. Tällainen palvelu auttaa asiakkaita ratkaisemaan ongelmia audio-video-laitteiden kanssa. He voivat auttaa esimerkiksi projektoreiden, televisioiden tai äänentoistojärjestelmien kanssa, jos ne eivät toimi oikein tai ovat rikkoutuneet jollakin tavalla. AV-huolto voi auttaa myös asiakkaita parantamaan laitteidensa suorituskykyä ja saamaan ne toimimaan tehokkaammin.
Mitä asiakastarpeita AV-huollolla ratkaistaan?
Asiakkaan kannalta olisi parasta, jos tiloilla ei tarvitsisi käydä paikan päällä ollenkaan. Kuitenkin, käytetyissä tiloissa on usein paljon käyttäjiä, joilla on erilaisia käyttötarkoituksia. Joskus voi tulla tilanteita, joissa laitteet eivät toimi kunnolla ja käyttäjät yrittävät korjata tilanteen itse. Tämä voi toimia hetken, mutta joissakin tapauksissa vika on sellainen, että tarvitaan asiantuntijan käynti.
Noin puolessa tapauksissa vika johtuu käyttäjän kokemattomuudesta tai virheellisestä käytöstä, ja toisessa puolessa vika on tekninen. Usein tarve huoltoon tulee äkillisesti, kun tilaa pitäisi käyttää seuraavana päivänä eikä se toimi. Tässä tapauksessa ongelmaa ei voida ratkaista ilman asiantuntijan käyntiä paikan päällä.
Mitä erilaisia AV-huoltoratkaisuja on tällä hetkellä markkinoilla?
AV-huoltopalvelut tarjoavat tyypillisesti asiakkaiden tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja, jotka vaihtelevat heidän laitteistonsa ja ongelmiensa mukaan. Palveluihin voi kuulua esimerkiksi korjauspalveluita, huoltokäyntejä ja neuvontaa laitteiden käytössä ja asennuksessa. Markkinoilla ei tällä hetkellä ole olemassa standardia AV-huoltoratkaisuille, joten käytännössä ne mukautetaan asiakkaiden tarpeiden mukaan.
On hyvä kartoittaa kaikki tilat, vaikka asiakkaalla olisikin jo jokin perusratkaisu määritelty. Vaikka tiloissa olisi samanlaiset laitteet ja ratkaisut, niissä voi olla eroja kokoonpanoissa riippuen siitä, milloin ne on hankittu. Kun tarpeet on käyty läpi tilakohtaisesti, voidaan tunnistaa myös tilat, joissa on käytössä monimutkaisempia järjestelmiä ja huomioida ne huoltotarpeissa.
Mistä kaikesta muodostuu loistava AV-huolto?
Loistava AV-huolto muodostuu siitä, että huolto on räätälöity aidosti asiakkaan tarpeiden mukaan. Tällöin tiedetään jo etukäteen, mitä kohteessa tulee vastaan ja varsinaiseen huollon tarpeeseen voidaan reagoida nopeasti. Esimerkiksi vikakuvauksen tai asiakkaan yhteydenoton perusteella voidaan arvioida mahdollisia ongelmia tai vikoja. Loistavassa huollossa tiedetään etukäteen, mikä järjestelmä on vastassa, eikä mennä ihmettelemään paikan päälle. Sen sijaan voidaan varautua vähän siihen ottamalla mukaan tarvittavia kaapeleita ja laitteita. Tällainen räätälöity huoltopalvelu helpottaa ja nopeuttaa huoltoa huomattavasti.
Meillä on asiakkaistamme arkistoituna tiedot tilakohtaisesti siitä, mitä laitteita sieltä löytyy. Näin esimerkiksi vikailmoituksen yhteydessä nähdään heti omista tiedoista, mikä projektori siellä on, ja voidaan tarvittaessa ottaa mukaan tarvittavat laitteet ja vaihtolamput.
Mitkä yritykset tarjoavat av-huoltoa Suomessa?
Lähes kaikki asennuspalveluita tarjoavat yritykset tarjoava AV-huoltopalveluita. Muun muassa Pro-Vision ja Visual Service. Visual Service oli ensimmäinen yritys, joka keskittyi tarjoamaan isosti huoltopalveluita omana kokonaisuutena. Alalla usein huoltopalvelut tarjotaan olemassa oleville asiakkaille lisäpalveluna asennusten tai myynnin yhteydessä.
Milloin kannattaa miettiä AV-huollon ottamista?
Suosittelen harkitsemaan AV-huollon ottamista, kun tiloja on alkanut kertyä enemmän. Erityisesti jos sinulla on yli kymmenen tilaa, tai vaikka yksi kohde sisältää useita tiloja, voi olla vaikeaa löytää henkilöä, jolla on aikaa ja resursseja huollon hoitamiseen. Ulkoistamalla huollon voit olla varma, että se hoidetaan ammattimaisesti ja huolellisesti.
Tämä on erityisen tärkeää, jos sinulla on useita tiloja, sillä silloin huollon tarve ja kaluston kokoonpano voivat vaihdella tilojen välillä. Räätälöity huoltopalvelu varmistaa, että jokainen tila saa tarvitsemansa huollon, ja sinä voit keskittyä omaan liiketoimintaasi huolehtimatta teknisistä yksityiskohdista.
Mistä on eniten hyötyä AV-huollon osalta?
AV-huolto tarjoaa monia etuja IT-osastolle ja loppukäyttäjille. Se voi auttaa vapauttamaan resursseja ja varmistaa, että laitteet ovat aina toimintakunnossa. Tämä on erityisen tärkeää, jos tiloja on paljon ja henkilöstöresurssit ovat rajalliset. AV-huolto voi käydä tarkistamassa laitteet esimerkiksi kerran tai kaksi vuodessa, mikä säästää aikaa ja vaivaa asiakkaalle.
AV-huoltoon kannattaa siirtyä erityisesti silloin, kun tiloja on useita. Silloin niiden hallinta voi viedä pois liikaa resursseja muusta työstä
Toiseksi, jos tilat ovat monimutkaisia on usein vain yksi tai kaksi henkilöä, jotka osaavat käyttää tilaa. Silloin voi olla haastavaa pitää huolta siitä, että tieto välittyy henkilöltä toiselle, varsinkin jos henkilö, joka osaa käyttää tilaa, vaihtaa yllättäen työpaikkaa.
Erityisesti koulupuolella on huomattu, että isompien auditorioiden käyttö voi olla haastavaa, jos opettaja, joka osaa käyttää niitä on lähtenyt. Tällöin tila voi jäädä käyttämättä useamman vuoden ajan.
Milloin AV-huollon hankinta tulee tyypillisesti ajankohtaiseksi?
Siihen vaikuttaa hyvin moni asia, mutta yleensä se tulee ajankohtaiseksi vasta, kun on jo myöhäistä. Monessa paikassa herätään vasta silloin, kun siellä on akuutti vikatila päällä.
Huollon hankinta olisi hyvä suunnitella samanaikaisesti uusien laitteiden tai tilojen kalustamisen kanssa. Huollon hankintaa kannattaisi harkita erityisesti silloin kun huomataan, että omalla henkilökunnalla ei ole resursseja tai aikaa käydä tiloja säännöllisesti läpi.
Etukäteen ennakoiden voidaan usein vaikuttaa, ettei yllättäviä vikoja ei tule niin paljon. Jos AV-laitteet huolletaan säännöllisesti, niin voidaan myös ennustaa vikojen esiintyminen paremmin ja voidaan välttää järjestelmien toimimattomuudesta aiheutuvia haittoja käyttäjille.
Milloin hyvin toimivasta AV-huollosta on eniten hyötyä?
AV-huollolla on eniten hyötyä silloin, kun sitä tehdään ennakoiden ja suunnitellusti. Esimerkiksi oppilaitoksissa huollot ja kierrokset kannattaa hoitaa kesä- ja lomakausina, jolloin tiloja ei käytetä. Näin varmistetaan, että kun opetus alkaa, laitteet toimivat moitteettomasti eikä keskeytyksiä synny.
Vaikka vikailmoituksia voi aina tulla, niiden määrää voidaan vähentää ennakoimalla ja tekemällä huollot säännöllisesti.
Myös yksityisellä puolella on hyvä tehdä huollot loma-aikoina ja hiljaisina jaksoina, jolloin tiloja on vapaana enemmän. Tämä helpottaa rutiiniopetusta ja varmistaa, että tilojen käyttö on sujuvaa.
Vinkkinä voin sanoa, että huollot kannattaa suunnitella ja varata hyvissä ajoin etukäteen, jotta ne saadaan hoidettua tehokkaasti ja vaivattomasti.
Miksi AV-huolto on niin keskeisessä roolissa asiakaskokemuksen kannalta?
AV-huolto on erittäin tärkeä osa asiakaskokemusta, sillä nykyään laitekokoonpanot voivat olla hyvin monimutkaisia. Jo pieni kaapelivika voi estää kuvan, äänen tai Teamsin toimimisen, mikä voi vaikuttaa merkittävästi kokonaisvaltaiseen kokemukseen.
Huolto- ja ylläpitotyöt auttavat varmistamaan, että laitteisto pysyy kunnossa ja on helposti huollettavissa. Tämä on erityisen tärkeää, kun laitemäärät ja tarve kasvavat jatkuvasti.
Ennakoiva huolto, joka suoritetaan säännöllisesti, auttaa minimoimaan häiriöt ja vikatilanteet, mikä taas parantaa asiakkaiden kokemusta. AV-huollolla on siis keskeinen rooli varmistamassa sujuvan asiakaskokemuksen.
Onko AV-huoltoon investointi kannattavaa?
Kyllä, minun mielestäni se voi olla kannattavaa, sillä AV-huollolla on keskeinen merkitys tilojen käyttöasteen ylläpitäjänä. Kannattavuus liittyy nimenomaan tilojen toimivuuteen. Jos tilat eivät toimi, laitteilla ei ole mitään arvoa tai käyttöä. Jos jokin vika estää koulutusten pitämisen tiloissa, se aiheuttaa hukkaan heitettyä aikaa ja rahaa. Jos esimerkiksi parikymmentä koulutusta on meneillään ja neljä tilaa ei toimi, se aiheuttaa kustannuksia peruutettujen koulutusten muodossa.
Investoiminen AV-huoltoon on kannattavaa silloin kun halutaan pitää tilojen käyttöasteen korkeana. Epävarmojen tilojen vuokraaminen on hankalaa, joten laitteiden ja tilojen toimivuuden varmistaminen on välttämätöntä. Helppokäyttöiset ja toimivat laitekokoonpanot ovat tärkeitä, jotta käyttäjät saavat hyödyn teknologiasta. On myös tärkeää kouluttaa käyttäjät laitteiden käyttöön ja varmistaa, että he käyttävät niitä tehokkaasti. AV-huolto antaa raportin käyttötunneista, mikä auttaa varmistamaan, että laitteet pysyvät kunnossa ja elinkaari on optimaalinen.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa laitteita ei käytetä, elinkaaren päässä olevan tekniikan uusiminen ei ole järkevää. Sen sijaan tulisi panostaa niihin laitteisiin, joita käytetään eniten. AV-huolto auttaa tunnistamaan nämä laitteet ja raportoi niiden käyttötunneista. Tällä tavoin voidaan parantaa laitteiden tehokasta käyttöä ja säästää kustannuksia.
Käyttäjien koulutuksen lisäksi on tärkeää, että laitteet ovat helppokäyttöisiä ja luotettavia. Jos käyttäjät eivät halua käyttää teknologiaa, se ei ole hyödyllistä. AV-huolto auttaa varmistamaan, että laitteet toimivat moitteettomasti ja käyttäjät voivat hyödyntää niitä.
Kuinka keskeistä AV-huolto on meneillään olevan kulttuurin murroksessa?
AV-huollon merkitys kasvaa jatkuvasti. Vaikka teknologia kehittyy helppokäyttöisempään suuntaan, se on silti teknisesti yhä monimutkaisempaa. Tarvitaan osaamista eri aikakausien teknologioiden yhdistämiseen, ja kehitys on niin nopeaa, että uutta opittavaa tulee jatkuvasti.
Huoltopuolella on erityisen tärkeää saada olemassa olevat laitteet toimimaan mahdollisimman hyvin yhdessä. Jos uutta tekniikkaa täytyy hankkia, sen yhteensopivuus muiden laitteiden kanssa on varmistettava. AV-huolto on siis keskeistä meneillään olevassa kulttuurin murroksessa.
Kuinka nopeasti ja pienellä vaivalla AV-huollon voi ottaa käyttöön?
No, asiakkaan pitäisi olla yhteydessä myyjään ja sopia tapaaminen, jossa käytäisiin läpi hänen tarpeensa. Ostaminen napauttamalla ostoskoriin ja tilaaminen ei ole oikea tapa hankkia AV-huoltoa. Sen sijaan on tärkeää, että myyjä käy läpi asiakkaan tarpeet ja vaatimukset. Tämä vaatii usein myös myyjän vierailun asiakkaan luona. Vaikka myyjä ei voisi käydä kaikkia tarpeita kerralla läpi, hän voi keskittyä tärkeimpiin. Tällä tavalla AV-huollon käyttöönotto onnistuu nopeasti ja helposti.
Mitä tarkoitetaan nopealla aikataululla? Usein tämä tarkoittaa viikkoja tai päiviä. AV-huollon käyttöönotto tulisi kuitenkin saada hoidettua viikossa.
On myös tärkeää huomata, että pikahuolto on erikseen. Jos laitteiden on oltava kunnossa esimerkiksi suurempaa tapahtumaa varten, joka alkaa kolmen päivän päästä, silloin pikahuolto on tarpeen. Tässä tapauksessa on kuitenkin tärkeää järjestää pikahuolto ajoissa, jotta laitteet ovat kunnossa tapahtuman alkaessa.
Kuka yleensä päättää AV-huollon aloittamisesta?
Yleensä päätöksentekijänä toimii IT-osaston henkilö, joka saattaa olla päällikkö tai joku muu henkilö, joka vastaa AV:sta. Usein huolto aloitetaan uusien laitteiden hankinnan yhteydessä, mutta joskus huoltoon joudutaan turvautumaan silloin, kun laitteissa on paljon vikoja eikä talon oma IT-osasto pysty hoitamaan sitä.
AV-huolto on usein ollut talon sivutoiminto, sillä IT-osastolla on muitakin tehtäviä. Viankorjaus ja huolto saattavat jäädä vähemmälle huomiolle, ja liian myöhään huomataan, että homma ei toimi. Tällöin hankintapäätös tulee usein liian myöhään.
On tärkeää muistaa, että ostetuille laitteille ja asennukselle erikseen on yleensä takuu, joten ulkopuolinen huoltomies ei voi automaattisesti hoitaa niitä. On hyvä harkita, voiko takuuta korjata ja onko tiettyjen tuotteiden huolto kannattavaa. Diagnoosin tekeminen ja huoltoon lähettäminen on yleensä järkevää, mutta huomioitavaa on, että jos laitteissa on takuuaika, huollossa käyttö voi johtaa takuun raukeamiseen. Palvelun ostajan tulisi siis tietää, mitä hän voi tehdä ja mihin hän voi turvautua, jos huoltoon tarvitaan takuunalaista laitetta. Tällaiset tiedot löytyvät yleensä toimittajalta.
Ketkä on hyvä ottaa mukaan päätöksentekoon kun AV-huoltoa halutaan ottaa käyttöön?
AV-huollon käyttöönoton päätöksenteossa on tärkeää ottaa mukaan henkilöt, jotka ovat tottuneet tekemään niitä koskevia hankintapäätöksiä. Esimerkiksi IT-henkilöstö, joka vastaa olemassa olevista laitteista, voisi olla sopiva henkilö. Kuitenkin, käyttäjän puolelta tulisi myös olla edustus, jotta käyttäjien näkemykset ja toimintakuvio voitaisiin ottaa huomioon. IT-henkilöstön näkemys on tärkeä, koska he ovat vastuussa laitteiden kokoonpanosta ja tilauksista, mutta käyttäjien mielipide on myös arvokasta. Käyttäjän palautteet ovat hyödyllisiä, sillä ne voivat osoittaa laitteiden toimivuudessa ilmeneviä ongelmia, joita ei ole vielä välitetty IT-henkilöstölle. Huoltohommissa käyttäjien näkemys on siis tärkeä ottaa huomioon.
Mikä tapa on parempi AV-huolto, liisaus tai itse huoltaa?
Jos sinulla on henkilö, joka pystyy hoitamaan itse huollon, se voi toimia hyvin. Mutta vastuu on tällöin täysin henkilön harteilla, ja huollon laajuus saattaa ylittää heidän taitonsa. Usein AV-huoltojen hoitaminen lisätään IT-osaston vastuulle, mutta se ei välttämättä kuulu heidän pääasialliseen vastuualueeseensa.
Tästä syystä liisaus tai huoltosopimus voi olla parempi vaihtoehto, varsinkin jos tiloja on paljon.
Jos ostat laitteet suoraan, vastuu niiden huollosta on sinun, vaikka laitteisiin sisältyy takuu. Huolto ei siis yleensä sisälly sopimukseen. Leasing-sopimuksissa puolestaan asiakkaan tulee huolehtia laitteiden toimivuudesta itse tai varmistaa, että joku muu hoitaa sen. On myös tärkeää huomata, että asennus ei välttämättä sisälly leasing-sopimukseen.
Vaikka asennus olisi ostettu palveluna, se ei välttämättä kuulu leasing-sopimukseen. Joka tapauksessa, jos laitteiden huolto ja ylläpito ovat tärkeitä, kannattaa harkita huoltosopimusta, sillä huoltosopimuksessa huoltotarve räätälöidään tilaajan tarpeiden mukaan.
Miltä toimiva AV-huollon hyödyntäminen parhaimmillaan näyttää?
Mielestäni toimiva AV-huolto näkyy siinä, että tilojen käyttöaste saadaan pidettyä hyvänä ja vikatilanteisiin reagoidaan joustavasti ja nopeasti. Vikailmoituksen tekeminen pitäisi olla helppoa yhdellä numerolla tai sähköpostilla, ja reagointiajan tulisi olla lyhyt. Ei viikkoja.
Vikatilanteet pyritään hoitamaan seuraavana arkipäivänä kuntoon, jotta laitteiden käyttöä ei tarvitse keskeyttää pitkäksi aikaa. Jos siinä onnistutaan, niin se vähentää kustannuksia ja säästää aikaa, kun tiloja voidaan käyttää tehokkaasti ilman häiriöitä.
Miten tiivistäisit vielä kaiken edellä läpi käydyn?
Jos yritykselläsi on suuri määrä tiloja tai tilat ovat vaativassa käytössä, AV-huolto on ehdottomasti asia, jota kannattaa harkita.
Huollon tarve voi syntyä yksittäisenä vikana tai tarvita vuosittain.
Yksittäisissä vikatilanteissa AV-ambulanssin voi kutsua paikalle, jos vika on kriittinen ja vaatii nopeaa ammattilaisten apua. Nopea reagointi auttaa pitämään käyttöasteen korkeana.
Voimme myös tarjota vuosiperusteisia huoltosopimuksia, joissa käymme sitten tarkemmin läpi tärkeimmät asiat ja huollamme järjestelmät säännöllisesti. Joskus loppuasiakkaat eli käyttäjät eivät ehkä huomaa tällaisen palvelun tarpeellisuutta, joten kerrothan heille siitä. Osana huoltoa teemme aina kartoituksen tiloistasi ja tarjoamme sinulle raportin, jossa kerrotaan, mitä huoltotoimenpiteitä tarvitaan. Näin voit tehdä järkeviä päätöksiä tulevaisuuden investoinneista.
Lopuksi, jos käyttönne on jatkuvasti korkeaa ja haluatte varmistaa, että tilat ovat aina käyttövalmiina, meiltä löytyy myös vaihtoehto, jossa kaikki meidän osaaminen on teidän käytössä kiinteällä kuukausimaksulla.
