On aika katsoa hieman kristallipalloon ja arvioida pinnalla olevia AV-trendejä.
Kysyttäessä vuoden 2023 tärkeimpiä AV-trendejä, huomio kiinnittyy väkisin älylaitteiden ja BYOD-käytäntöjen valjastamiseen tehokkaaseen työkäyttöön. Myös älykkäiden työpaikkojen ja yhteistyötä edistävien tilojen lisääntyessä videokonferenssikokoustilojen tarve kasvaa entisestään.
AV on ollut itse asiassa BYOD jo pitkään. Neuvottelutiloihin on tultu jo vuosikymmeniä oma läppäri kainalossa. Poikkeuksellisen tästä ajasta tekee sen, että Google Meetsin, Zoomin tai Microsoft Teams -kaltaisten ohjelmistojen myötä vaatimus kaikkien läsnäoloon samassa tilassa tekemässä työtä ei ole enää niin kriittistä kuin ehkä aikaisemmin ajateltiin.
Tekniikka onkin kehittyy huimasti viime aikoina, esimerkiksi kameroiden ja laitteiden parannusten myötä - eikä loppua sille näy. Mitä se tarkoittaa sitten IT-päälliköiden arkeen avataan alla hieman lisää.
BYOD (Bring Your Own Device) ja älylaitteiden käytöllä on monia etuja työpaikoilla. Ensinnäkin, oma laite on aina mukana ja sen käyttö on nopeaa ja vaivatonta ilman tarvetta kirjautua erikseen työasemalle tai yhteiskäyttöiselle koneelle. Lisäksi omassa laitteessa on yleensä valmiiksi kaikki tarvittava materiaali, joka ei vaadi verkkoyhteyttä tai etsimistä verkkoasemalta. Lisäksi omassa laitteessa on tuttu käyttöjärjestelmä, jolloin sen käyttö on helppoa ja tehokasta. Vaikka data olisikin pilvipalvelussa, omalla koneella on edelleen täysi hallinta ja käyttöoikeus siihen.
BYOD-ilmiön yleistyessä työpaikoilla on tärkeää jo hankintavaiheessa miettiä laitekokonaisuuksia, jotka toimivat kaikkien laitteiden kanssa. Jokainen työympäristö on omanlaisensa, siksi on tärkeää löytää juuri jokaiselle työpaikalle toimivat AV-ratkaisut ja AV-kaapelit, jotta AV-teknologia toimii sujuvasti BYOD-ympäristöissä.
Yksi tärkeimmistä uusista asioista vuodelle 2023 on USB-C:n yleistyminen, mikä mahdollistaa useiden laitteiden käytön yhdellä liitännällä. Vaikka USB-C on vielä kovasti kehitteillä, kehittyy se kovaa vauhtia tehden useita AV-kaapeleita pöydällä tarpeettomiksi.
Perinteisten pöytätietokoneiden korvaantuminen omilla kannettavilla laitteilla on vaikuttanut monella tapaa. Yksi keskeisimmistä IT:n tehtävistä on taata, että jokaisella työntekijällä on oma laite. Näitä kannettavia laitteita työntekijät kuljettavat kodin ja työn välillä yhä enemmän. Mobiililaitteita käytetään myös työn tekemiseen enenevissä määrin. Myös kosketusnäytöllisten kannettavien suosio kasvaa. Ehkä hieman yllättäenkin on huomattu tablettien käytön vähentyneen.
Nykyään tärkeintä työntekijöille on, että heidän työlleen tärkeä data kulkee mukana ja on käytettävissä.
Vaikka työpaikoilla ei näe kiinteitä työasemia samalla tavalla kuin ennen, niin AV:n näkökulmasta muutosta ei välttämättä edes huomaa. Perinteiset pöytäkoneet ovat vain korvaantuneet kannettavilla tietokoneilla, joilla pitää esittää ja jakaa työnsä tuloksia yhdessä samalla tavalla kuin ennenkin.
Nyrkkisääntönä voi pitää, että BYOD-käytännön edelleen yleistyessä työntekijät tuovat todennäköisemmin omia laitteitaan työpaikoilleen. Tämä lisää tarvetta päivittää AV-teknologiaa. Onkin tärkeää miettiä nykyistä ja tulevaa yhteensopivuutta, kun IT miettii uusia hankintoja. Pelkkä nykyisten laitteiden yhteensopivuus ei riitä, vaan tulisi pyrkiä ottamaan huomioon myös tulevat päivitykset ja kehitys.
Älykkäiden työpaikkojen ja yhteistyötilojen yleistyessä videokonferenssitilojen tarve kasvaa entisestään. Kun tarkastellaan työntekijöiden, asiakkaiden ja liikekumppaneiden välisiä tapaamisia, Teams on yleistynyt merkittävästi, ainakin omassa asiakaskunnassamme. Teamsia voi kutsua melkein jo standardiksi, ja myös Zoomia käytetään rinnalla paljon.
Molempia ohjelmistoja käytetään yhä enenevissä määrin, sillä etätyöskentely ja virtuaalitapaamiset ovat yhä kasvavassa roolissa nykytyössä. Teams ja Zoom ovat vakiinnuttaneet paikkansa monen organisaation päivittäisessä työssä ja sitä käytetään monipuolisesti eri toimipaikkojen välisessä yhteydenpidossa. Voikin sanoa, että Zoom ja Teams ovat erinomaisia työkaluja virtuaalitapaamisten järjestämiseen ja ilman niitä olisi nykypäivänä todella vaikeata kuvitella järjestää.
Riippuu tietenkin loppukädessä usein asiakkaan omasta IT:stä ja heidän loppukäyttäjien tarpeesta mihin ratkaisuun ollaan päädytty. AV:n näkökulmasta on kuitenkin tärkeää varmistaa, että laitteet ovat aina yhteensopivia kaikkien valittujen videokonferenssiohjelmistojen kanssa.
On myös tärkeää huomata, että yrityksillä, oppilaitoksilla ja muilla organisaatioilla on kaikilla omat erityistarpeensa videokonferenssitilojen käytölle.
Esimerkiksi oppilaitoksissa etäopetukseen riittää hyvin pienempi tila hyvällä laitteistolla voi, kun taas isommissa tilaisuuksissa, kuten auditorioissa, tarvitaan useampia kameroita ja striimausta.
Yrityksissä taas videokonferenssitilat ovat usein yrityksen käyntikortti ja sitä kautta merkittävä mielikuvan luoja. Tällöin niihin saatetaan brändisyistä investoida merkittävästi myös AV-laitteisiin.
Kuitenkin nyrkkisääntönä voi pitää, että tilojen tarve riippuu paljon organisaation itsensä tunnistamista tarpeista ja kunkin tilan osallistujien määrästä ja ovatko osallistujat koolla paikallisesti tai ripoteltuna ympäri maailmaa.
BYOD:n yleistyminen tarkoittaa, että henkilökohtaisten laitteiden ja AV:n yhteensopivuus on entistä tärkeämpi tekijä AV-hankinnoissa. Hyvä lähtökohta AV-hankintoja tehtäessä on huomioida nykyinen laitekanta ja varmistaa yhteensopivuus BYOD:n ja älylaitteiden kanssa.
On myös tärkeää miettiä tulevaa ja varmistaa, että hankinnat palvelevat tarpeita myös pitkällä aikavälillä. Tärkeää on valita AV-laitteet, jotka ovat yhteensopivia kaikkien käytössä olevien laitteiden kanssa. Pahin skenaario on tilanne, jossa hankitaan uusia laitteita, jotka eivät toimi yhteen BYOD:n ja älylaitteiden kanssa.
Yksi tärkeimmistä seikoista on varmistaa, että AV-laitteet ovat yhteensopivia eri käyttöjärjestelmien ja AV-standardien kanssa. Tämä edellyttää tarkkaa suunnittelua ja testausta ennen hankintojen tekemistä. Lisäksi kannattaa huomioida, että trendit ja tarpeet kehittyvät, jolloin jo muutaman vuoden päästä käyttäjät saattavat käyttää hyvnkin eri laitteita ja käyttöjärjestelmiä kuin nyt.
Videokonferenssitilojen merkitys on myös iso. Niiden tärkeimmät ominaisuudet yrityksille vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan, mutta kaikissa on hyvä olla käyttötarkoitusta vastaavat laadukkaat kamera- ja mikrofoniominaisuudet sekä äänentoisto. Kuitenkin, yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on helppokäyttöisyys ja toimivuus. Hankintavaiheessa tulisi siis kiinnittää huomiota käyttäjätarpeisiin ja sitä tukeviin ominaisuuksiin, jotta tilojen käyttö sujuisi mahdollisimman vaivattomasti ja varmasti.
Yrityksen oikean videokonferenssiohjelmiston valinta riippuu osittain siitä, mitä työkaluja yrityksessä käytetään yleisesti. Jos esimerkiksi käytössä on Microsoftin tuotteita, niin Microsoft Teams voi olla hyvä valinta, sillä se integroituu hyvin muiden Microsoftin tuotteiden kanssa ja löytyy vakiona kaikilta käyttäjiltä. Toisaalta, käyttäjät saattavat jo käyttää suosikkiohjelmiaan videoneuvotteluihin, joten tämäkin on otettava huomioon. Google-palveluja käyttävät yritykset voivat harkita Google Meetin käyttöä. Tärkeintä on valita ohjelmisto, joka on käyttäjien ja IT:n yhdessä hyväksymä, helppokäyttöinen ja integroituu aidosti yrityksen tarpeisiin ja IT-arkkitehtuuriin.
Usein AV-hankinnoista vastaavalla onkin edessään haaste miten AV-järjestelmät suunnitellaan ja toteutetaan olemaan mahdollisimman joustavat ja monipuoliset. Hyvä suunnittelu säästää helposti itsensä takaisin, sillä siten vältetään jatkossa uusien laitteiden hankinnassa yhteensopivuusongelmia, jotka osaltaan aiheuttavat turhia kustannuksia ja hankaluuksia.
Parhaassa tapauksessa saavitetaan sellainen tilanne, jossa AV-laitteiden ja infrastruktuurin tukee täysin henkilökohtaisten laitteiden ja videokonferenssi-ohjelmistojen käyttöä. Paras tapa varmistaa tämä on tiivis yhteistyö IT-osaston ja AV-toimittajan kanssa. Asiantuntija usein osaa huomioida nykyisen laitekannan ja arvioida tulevaisuudessa hankittavat laitteet, jotta kaikki toimii saumattomasti. Usein se myös vähentää mahdollisia yllätyksiä tai rahamenoja.
Kun yrityksissä otetaan käyttöön BYOD-politiikka, yrityksen IT-politiikka ja IT-vaatimukset ovat erittäin tärkeitä, ja ne eivät useinkaan suoraan liity AV-ympäristöön.
On hyvä muistaa, että BYOD liittyy enemmänkin yrityksen omaan tapaan toimia tietoturvan kanssa. Tämä johtuu siitä, että työntekijöiden omien laitteiden käyttö voi olla hyvin sekalaista, ja laitteissa saattaa olla yksittäisiä ongelmia. Lisäksi laitteissa voi olla vanhoja liitäntöjä, mikä voi aiheuttaa yhteensopivuusongelmia.
Onneksi nykyajan laitteet ovat jo standardisoitu, mikä helpottaa tilannetta yhteensopivuudessa AV-ympäristön kanssa. Silti on tärkeää varmistaa, että kaikki laitteet ovat yhteensopivia ja suojattuja, jotta mahdolliset riskit voidaan minimoimia.
AV:n osalta tulisi myös ottaa huomioon, että yleisesti ottaen enenevässä määrin AV-laitteet kommunikointi kulkee verkon yli ja käyttää IP-protokollaa. Joten tärkeätä riskien hallinnan kannalta on, miten verkot ovat suojattuja. Tosin tässäkään tapauksessa AV:ssa itsessään ei ole erityisiä poikkeavia vaatimuksia, joita tulisi ottaa huomioon.
Yritysten on tärkeää miettiä hankintojaan, kun kyseessä ovat esimerkiksi kannettavat tietokoneet ja muut laitteet. On hyvä varmistaa, että hankittavat laitteet ovat soveltuvia AV-ympäristöön ja tuottavat tehokkaan työskentelytavan. Tämä usein edellyttää yhteistyötä IT-osaston kanssa, sillä heillä on yleensä vaikutusvaltaa laitteiden ostopäätöksiin ja paras kokonaisnäkys. IT-osaston onkin hyvä olla mukana laitteiden ostopäätöksissä ja miettimässä, miten ne sopivat yrityksen työympäristöön ja ovat parhaiten tuettavissa.
Videokonferenssitilojen tärkeimmät ominaisuudet yrityksille ovat laadukkaat kameraominaisuudet, mikrofonit ja äänentoisto. Tärkein ominaisuus on kuitenkin helppokäyttöisyys ja toimivuus. Hankintavaiheessa tulisi varmistaa, että laitteisto on mahdollisimman helppokäyttöinen ja toimintavarma, jotta videokonferenssit sujuvat ongelmitta.
Hinta riippuu tilan koosta ja vaatimuksista. Ylärajaa ei käytännössä ole, sillä vaihtoehtoja löytyy paljon erilaisiin tiloihin ja tarpeisiin.
Esimerkiksi pienessä 2 hengen tilassa hyvin toimiva videokonferenssiratkaisu voi maksaa vain 300-1000 € ja käyttäjä on jo tyytyväinen.
Pari kolme tuhatta euroa taas riittää jo perustason ratkaisuun, johon sisältyy näyttö, pieni kamera ja ehkä kaiutin, jolla voi jo hoitaa muutaman hengen neuvottelut.
Mitä suurempiin tiloihin mennään, tarvitaan tyypilliseti laadukkaampia kameroita, mikrofoneja ja isompaa kuvakokoa. Isompiin tiloihin tarkoitetut laadukkaat kamerat maksavat yleensä vähintään 1500 euroa. Laadukas mikrofonijärjestelmä voi myös maksaa muutamia tonneja, ja levy-mikrofoniratkaisut voivat maksaa jopa 4-5 tuhatta euroa kappaleelta. Ylärajaa ei isoissa tiloissa käytännössä ole, vaan loppuhinta määräytyy tarpeen mukaan.
IT-puolen laitehankintojen ja ohjelmistohankintojen yhteydessä myös AV-hankinnat tulisi ottaa huomioon samaa, yritykselle luontevinta sykliä noudattaen. Tehokkain AV-hankintastrategia on ehdottomasti hyvä yhteistyö AV-toimittajan kanssa ja kokonaisuuden miettiminen IT-osaston ja AV-toimittajan kanssa mahdollisimman avoimesti ja alusta alkaen. Tämä varmistaa, että kaikki toimii saumattomasti ja yllättäviä menoja vältetään tulevaisuudessa.
Jos tarvitsee asiantuntija-apua BYOD-laitteisiin liittyvissä AV-asioissa, niin suositeltavaa on aina ottaa yhteyttä AV-asiantuntijohin. Esimerkiksi oppilaitoksissa tai tietyillä aloilla voi olla omat hankintakanavat, mutta yleisesti ottaen kannattaa aina kääntyä asiantuntijoiden puoleen.